http://ikumade.com/shosiki/ 書式に関する情報集では、履歴書・在籍証明書・退職願・退職届け・念書・嘆願書・始末書の作成法、書き方の書式を紹介しています。これらはビジネスマナーです。 ja Copyright 2008 Sun, 02 Nov 2008 17:57:50 +0900 http://www.sixapart.com/movabletype/ http://blogs.law.harvard.edu/tech/rss 内容証明というのは、「内容証明郵便」のことです。 これは、多くの場合、家賃の督促（とくそく）とか、借金の催促（さいそく）に使われる郵便です。 なぜ、内容証明が使われるかというと、請求の日付が証明されるからなんです。 たとえば、お金を貸したけど、期限を過ぎても帰ってこない、そんな場合後で裁判を起こすこともありますので、ちゃんと「催促」した日付の証明が必要なんです。（相手に「知らないよ」と言わせないように」） ですから、内容証明という方法を使って、いつ「借金を返してくれ」と請求したことの証明になるわけです。 請求したのに返してくれなければ、裁判になってもおかしくはないですよね。 このように、「いつ○○をしたか」という証明が内容証明になります。 ですから、内容証明の書式というのは、「何の目的で内容証明を出すか」によって変わってくるわけですね。 しかし、内容証明の書き方は厳密に決まっています。 用紙に特には規定はありませんが、一枚の紙に、２０文字×２６行でおさめます。枚数の規定はありません。三通作ります。相手方・郵便局で保管用・自分で保管用の三通です。原本のほかの２通はコピーでもいいです。 宛先には、相手方の住所、氏名、差出人の住所・氏名も書き、封筒の宛先、差出人も同じとおりに書きます。文章の訂正がある場合には、欄外に何字修正したかを書いて、捨て印を押します。捨て印は、書面の最後に差出人の氏名の下に押す印鑑と同じものを使います。 もし、内容証明の書面が複数枚にわたる時には、すべてに割印を押します。さて、内容証明だけでは、到着の証明にはなりません（内容の書面を送ったという証明だけです）ですから、到着したという証明には、配達証明を使うので、普通は内容証明と、配達証明を使います。 http://ikumade.com/shosiki/2008/11/post_21.html http://ikumade.com/shosiki/2008/11/post_21.html 001書式 内容証明 書式 配達証明 Sun, 02 Nov 2008 17:57:50 +0900 報告書の書式 報告書の書式と一口にいいますが、これを定義するのは難しいですね。 報告事項は、山ほどあります。 ただ、日常の報告は、「口頭」で済むのではないでしょうか。 文書にしなくてはいけない報告書は、たとえば支店が本社や本部など場所が離れた所に報告する場合でしょうか。 報告書の内容は、その会社の求める内容によってさまざまです。 定例の報告書であれば、おそらく会社の方で準備しているはずですから、会社の求めに応じて記入して いきましょう。 場合によっては、自分で作成する必要もでてきます。 この場合、雛型はありませんから、自分で考える必要があります。 ただし、あくまでもビジネス文書ですから、簡潔で分かりやすい（誤解されにくい）報告書を作成する必要があるでしょう。 表題は、ズバリ、「○○に関する報告書」です。 報告する相手も忘れないでくださいね。 関係部署、および責任者名を書きます。 場合によってはお客様に報告する場合もあるかもしれませんね、（私立探偵など）。 そして日時と報告者部署、氏名を入れて、報告書の作成に取り掛かります。 まずいつ、なにをした、という行為を書き、次に、経過、結果などを分かりやすく、内容をズバリと表現するように書いていきます。 私立探偵などの職業であれば、かかった経費などの内訳も必要になりますね。 一般的に報告書の種類は多岐にわたるので、ネットを探してもなかなか見つかりません。 ケースバイケースだからです。 ですが、報告書こそ、わかりやすく簡潔にが基本です。 http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_20.html http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_20.html 001書式 Sun, 19 Oct 2008 12:09:01 +0900 領収書の書式 領収書の書式は、特に市販のものを使っている会社が多いです。 代表的なのがコクヨの領収書ですね。 いうまでもなく、領収書は、お金を受け取ったということを証明する文書です。 最近では、コンビニやファミリーレストランのように、機械のものでもらうことが多いですね。 でも、領収書などは、自分で作成するのも簡単な文書です。 見積書と違って、内訳を細かく記載する必要もまったくありませんから、エクセルを使う必要もないでしょ う。 ひとつ気をつけたいのが、収入印紙ですね。 ３万円以上のお金を領収した際には、２００円の収入印紙を貼る決まりになっていますので。 自分で領収書を作成する場合には、白紙（Ａ４でいいでしょう）を用意し、４分割にして作るといいでしょう。 Ａ４そのままの領収書では、相手方が迷惑します。（もしかして、確定申告書に張り付けるかもしれませんので） 記入項目ですが、表題に「領収書」、相手方を書く欄、日付、金額、ただし書きの欄（ここに明細を書きます。 たとえば、「ただし、お食事代として」とか）を設け、あとは領収者の住所・氏名・電話番号、そして収入印紙をはりつけるスペースを用意して完成します。 ですが、このくらい作業するのであれば、領収書の書式などは、市販の領収書で代用した方がいいと思いませんか？ しかし、多くの会社では、会社専用の領収書を使うように義務付けられているはずです。 もちろん、会社専用の領収書を使用させることによって、確実に会社に入金させることが目的です。 http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_19.html http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_19.html 001書式 書式 領収書 Sat, 18 Oct 2008 12:46:59 +0900 注文書の書式 注文書とは発注依頼の書式のことをいいます。 いわばこちらが、お客様ですからそんなに気を使わなくてもいいのですが、そこは会社同士のこと。 親しき仲にも礼儀あり、でしょう。 注文書は、相手会社が用意している場合もありますので、その場合は迷わずにその雛型を使いましょう。 さて、自分で作成する場合の注文書ですが、一般には、相手の会社に発注するのですから、まず、ヘッドには、「注文書」といれ、左下に、相手の会社名、部署、責任者の名前に「様」の敬称を入れます。 発注者側の社名・部署・責任者を右下に入れ、件名、「○○注文の件」と件名を入れ、品物の商品名、個数、単価、合計金額を入れ発注します。 先方に、発注する側が文書を作る際も要領は同じことになります。 また、よくあるのが、発注場所と納品の場所が違う場合です。 たとえば、備品は本社で一括して購入し、各支店に送る場合などです。 この場合は、当然、納品をしてほしい場所の住所を加えることになります。 また、スケジュールによっては、納品をしてもいい日を指定する場合がありますが、この場合も納品の希望日時を加えることになります。 しょっちゅう取引している相手には、ファックスで送ればいいでしょう。 その際も、ちょっとした気遣いを入れると有効です。 「いつもお世話になります」とか一筆入れると効果的でしょう。 なお、ファックスで送信することも考え、モノクロの印刷にします。 また、発注者が作成する場合には、備考欄を最下段においておき、受注者名や納品管理状況などをメモできるようにしておくと便利です。 http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_18.html http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_18.html 001書式 書式 注文書 Fri, 17 Oct 2008 12:18:11 +0900 契約書の書式 契約書はいろんななシーンで使われます。 契約とは、お互いの合意の内容を確認して文書にしたものです。 生命保険や自動車保険の契約を結んだり、消費者金融からお金を借りたり、アパートやマンションの賃貸契約を結ぶなどをはじめ、契約書のないものはほとんどありませんね。 現代日本が、契約社会であるということの表れでしょう。 さて、契約書ですが、ほぼすべての会社は、契約書を用意しています。 ですから、数量や合計金額、サービスや物の内容を記入するだけでOKです。 しかし、もし、自分で契約書を作ろうとするととても大変です。 サービスや物のやり取りの場合には、多くの場合法律上の制限があるからです。 たとえば、お金を貸す際に、「金銭消費貸借証書」という契約を締結します。 この契約書の特徴は、利息制限法などで、金利の上限が決まっていることなんです。 もし、違法な金利で契約をむすびますと、契約自体が違法行為になり、完全に無効になってしまいます。 また、不動産の売買契約に関して言えば、これは、記載内容が完全に法律で決まっているものです。 ですから、個人で不動産の売買契約を結ぶのは難しいのです。 一般的な商取引でも、たとえば、特定商取引などでは、クーリングオフを明記したり、いろいろ法律で定められています。 このように法律にのっとった書式が決まっている以上、書き方は限られてくるのが当然です。 ネット上には、さまざまな契約書のひな型が提供されています。 参考にしてみるとよいでしょう。 http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_17.html http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_17.html 001書式 契約書 書式 Thu, 16 Oct 2008 12:41:42 +0900 見積書の書式 見積書の書式・書き方は、普通会社で用意されていることが多いです。 見積書は、お仕事の中で、頻繁に使用する文書に違いありません。 取引先と何度も何度も繰り返し、やりとりする文書ですから。わかりやすく、使いやすく、見やすいものが用意されているに違いありません。 また、見積書は、一社だけが出すことはまれです。 最近のお客様は、非常に厳しくなっているので、それが個人であれ、法人であれ、比較の対象になる文書です。 やはり、扱う商品にもよりますが、手書きで作成するのは大変でしょう。 つまり、一度提出した見積書という文書を、保管しておき（手書きの場合は、コピーを取る作業がでます）、手直しし（鉛筆以外は修正が大変です）、再提出する（書き直すのが大変）ということになります。 ですから、見積書はパソコンで作成するに限ります。 もちろん、会社に所定の見積書が用意されていない場合ですが。 一般的な見積書の書式ですが、用紙はA4サイズを使用しましょう。（公文書はすべてA4サイズです）。 真ん中上部に「お見積書」と印字、左下に先方企業○○株式会社　○○部　○○様、（責任者の名前）、その下段真中に、件名「○○のお見積りの件」、ひとつ下げて、右に、当社名、責任者部署、責任者名を書き内容を書きます。 見積書で大切なのは、費用の内訳です。 ですから、商品名と個数、単価、合計金額が最低必要な事項になります。 エクセルで作ればすぐできます。 なお、無料のソフトなどもネットであるので有効に活用したいものです。 http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_16.html http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_16.html 001書式 書式 見積書 Wed, 15 Oct 2008 12:20:17 +0900 請求書の書式 請求書の書式やサンプル、テンプレートはネットで無料でもたくさん用意されています。 また、請求書の書式自体は、文房具店で多くのメーカーから発売もされているので書き方にそんなに難しくはないでしょう。 だいたい、基本的な請求書の内容は、請求日、品名や品番、個数、単価、金額の合計からなっています。 もっとも、どこの会社にもテンプレート（雛型）が用意されていると思いますから、これから自営業を始める方には必要かもしれませんね。 さて、上記の請求をする項目のほか、請求人（つまり会社）の住所や社名、電話やファックスなどを明記し、さらにお金の決済方法（多くは銀行振込み）のために振込先の口座を記載しています。 実は、市販の文房具を使いたくないという方、組織、会社も増えています。 そんな方のために、ただで使えるテンプレートをダウンロードして使っている企業もあるようです。 また、ビジネス専用のソフトを使えば、請求書の管理はとっても楽になりますよ。 たとえば、エクセルという表計算ソフトに連動している請求書のソフトがあります。 請求書って最終的には合計の計算が必要ですが、エクセルと連動しているソフトを使えば、品数と単価を入れるだけで、いっぱつで合計金額がでることと、さらには、保存ができるのでとっても楽です。 最終的に売上をだしたり決算する時には、請求書の写しは必要になってきますからね。 もちろん、市販の請求書をコピーしてもいいのですが。 http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_15.html http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_15.html 001書式 ソフト テンプレート 書き方 書式 請求書 Tue, 14 Oct 2008 12:02:43 +0900 稟議書の書式 稟議書の書式、書き方ですが、まず稟議書というのは、あらかじめ会議を開く前に、その案件を見せておき、提案の内容を事前にしらせる目的を持った書類になります。 ですから、書き方は、ビジネス文書一般に通じることになりますが、第一にわかりやすさが求められます。 会議を開いた際に、すぐにでも決済がもらえるようなそんな形式が望ましいものになります。 一般的に稟議書は、その案件を発案した人が書きます。 ですから、起案者の署名、捺印、件名などになります。 ここでいう件名は、できるだけ簡潔に書きます。 何を決済してもらうのか、会議で決めてもらうのか、を簡単明瞭に書きます。 たとえば、備品の購入を会議で決めてもらいたいなら、「備品○○の購入について」などと書きます。 大企業ならば、テンプレートやサンプルが用意されているかも知れません。 その場合は、会社専用の書式を使って、稟議書を書きあげます。 さて、一般的な書式で、件名を書いたあとは、いよいよ稟議書の内容を書きましょう。 先ほどの例でいえば、備品の購入ですから、○○が必要な理由をまず書きます。 たとえば、○○が破損して使えなくなった、とか。 件名の理由を明確に書いておけば、会議での決定も早くなります。 このように、自分が発案したもの（場合によっては、上司が発案したものを起案）をいかに、認めてもらえるかがカギとなる文書です。 最近では、インターネット上に、具体的なサンプルやテンプレート（雛型）も用意されていますので適宜ご活用、ご参考にされるとよいと思います。 http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_14.html http://ikumade.com/shosiki/2008/10/post_14.html 001書式 サンプル テンプレート 書き方 書式 稟議書 Mon, 13 Oct 2008 16:18:17 +0900 顛末書の書式]]> http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_13.html http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_13.html 001書式 てんまつしょ 書式 顛末書 Mon, 29 Sep 2008 13:12:10 +0900 稟議書の書式 ]]> http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_12.html http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_12.html 001書式 書式 稟議書 Sun, 28 Sep 2008 12:51:17 +0900 議事録の書式 ]]> http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_11.html http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_11.html 001書式 書式 議事録 Sat, 27 Sep 2008 12:35:25 +0900 賃貸契約書の書式]]> http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_10.html http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_10.html 001書式 書式 賃貸契約書 Fri, 26 Sep 2008 12:17:54 +0900 労働者名簿の書式]]> http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_9.html http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_9.html 001書式 労働者名簿 書式 Thu, 25 Sep 2008 12:11:21 +0900 雇用契約書の書式]]> http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_8.html http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_8.html 001書式 書式 雇用契約書 Wed, 24 Sep 2008 12:41:28 +0900 辞令の書式]]> http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_7.html http://ikumade.com/shosiki/2008/09/post_7.html 001書式 書式 辞令 Tue, 23 Sep 2008 12:16:06 +0900